Analyse de l'écart Un outil simple pour atteindre vos objectifs
Une bonne façon d'analyser vos résultats est de passer par un processus appelé « analyse des lacunes. » Il est un bon moyen de soit séjour- ou se remettre sur la bonne voie avec votre entreprise.
J'aime ça. Voici pourquoi vous devriez aussi.
Qu'est-ce que l'analyse des lacunes Quoi qu'il en soit?
Essentiellement, aborde l'analyse des lacunes deux questions: « où nous sommes » (l'état actuel) et « où nous voulons être » (l'état cible).
L'analyse des lacunes peut avoir plusieurs noms différents. Parfois, il est appelé une analyse du besoin écart, analyse des besoins ou même évaluation des besoins. Tout ce que vous voulez l'appeler, le principe de base est toujours le même - pour trouver des solutions aux problèmes qui freinent votre entreprise.
Elle peut être réalisée à un niveau stratégique ou opérationnel. Vous pouvez analyser votre direction générale des affaires et celui de l'industrie, ou aller plus granulaire dans différents processus métier.
Il n'y a pas de bonne ou mauvaise d'aller à ce sujet. Tout dépend simplement de vos objectifs.
A titre d'exemple rapide, disons que votre entreprise de commerce électronique est en baisse sur les prévisions de ventes de X%. Après avoir traversé le processus d'analyse des écarts, il se avère que vos ventes sont en baisse en raison d'un service d'hébergement fiable et lent qui provoque toutes sortes de problèmes.
La solution serait de migrer vers une plate-forme de commerce électronique hébergée fiable comme Shopify Plus. Et votre analyse montre que cela prendra un nombre X de nos développeurs travaillant autour de semaines Y sur elle exclusivement avec un coût total de dollars environ Z. Mais à long terme, qui va vous faire économiser beaucoup d'argent.
En passant par une analyse à 360 degrés comme celui décrit ci-dessus, vous ne trouvez pas que les lacunes qui sont là, mais aussi réfléchir et d'évaluer toutes les différentes raisons, des solutions et des coûts liés à la fixation de vos problèmes d'affaires.
Et vous pouvez également utiliser le même processus pour inverser le succès de l'ingénieur.
Peu importe ce que vous évaluez, que ce soit le succès ou les problèmes, les ressources humaines ou les fonctions commerciales, le processus réel de faire l'analyse est la même.
Alors nous allons jeter un oeil à exactement ce qui se passe dans une analyse des écarts avec succès, nous allons?
Comment mener une analyse des lacunes
En ce qui concerne la conduite en fait une analyse des lacunes, le concept de base semble assez facile: Vous regardez où vous êtes et où vous voulez être, et s'il y a un écart que vous travaillez sur sa fermeture. Simple, non?
Le processus de base reste le même - trouver un chapeau et travailler sur sa fermeture.
Au lieu de cela, la priorité des bouchons qui ont le plus grand impact positif immédiat et le travail sur les premiers. gourou CRO conseils de Peep Laja de « l'optimisation de la plus proche de l'argent » applique ici.
Lorsque les clients vous disent qu'ils ne sont pas heureux avec votre temps de transport et ils choisissent constamment la concurrence sur vous, il est logique de travailler sur le remplissage des bouchons sur l'expédition!
Mais assez sur la théorie, nous allons obtenir l'analyse!
Étape 1: Identifier les actuels et futurs États
Une fois que vous avez choisi vos domaines d'intérêt, votre première étape consiste à identifier à la fois où vous êtes et où vous voulez être dans l'avenir (ou où vous devriez être / devant être).
1.1 Votre état actuel
Chaque analyse de l'écart commence par l'introspection - où vous êtes actuellement dans le / objectif vertical que vous analysez? L'idée est de lister tous les attributs qui jouent un rôle dans cette verticale.
Les attributs (et donc l'analyse) peuvent être quantitatives (via des numéros) ou qualitatifs (via des déclarations). La clé est d'être avec un accent spécifique et factuelle sur l'identification des faiblesses (possibles). Les données peuvent être collectées à partir d'une variété de sources en fonction de ce qui est en cours d'analyse, par exemple en examinant la documentation, des entrevues, remue-méninges, l'observation des activités du projet et plus.
1.2 L'état futur
L'état futur représente la condition idéale dans laquelle vous voulez que votre entreprise soit. Dans le cas d'une analyse quantitative, comme le suivi des chiffres de ventes, vous devez inclure vos ventes prévues pour la période que vous analysez.
Lorsque vous faites l'analyse des lacunes comme une forme d'auto-amélioration, vous pouvez sauter l'état futur tous ensemble que votre objectif est de ne pas planifier, mais pour obtenir une compréhension de l'endroit où vous êtes en ce moment.
Étape 2: Décrire l'écart
Étape 2 est l'endroit où vous identifier et décrire l'écart pour mieux comprendre et la raison de son existence.
Si vous êtes dans une situation où la chance vous êtes actuellement en avance sur vos objectifs, il est un grand moment d'analyser exactement ce que fait les résultats possibles et s'il existe des moyens d'utiliser les mêmes principes dans d'autres domaines de votre entreprise.
Même un système performant peut toujours être optimisé, afin de passer par cette étape est cruciale.
2.1 Identification Gap
Celui-ci est facile, un simple oui ou non suffira ici. La description de l'écart se fait dans la colonne suivante.
2.2 Description Gap
Le point d'une description de l'écart est d'enregistrer tous les éléments qui composent l'écart entre les états actuels et futurs identifiés. Par conséquent, la description doit être conforme à ces états. Ceci, comme les états avant, peut être soit quantitative (par nombre) ou qualitatifs (via des déclarations).
2.3 Les facteurs responsables de l'écart
La question difficile est ici pas dans quelle mesure votre performance réelle est tombé en dessous cible, mais pourquoi l'écart existe. Pour toute utilisation, cette liste doit être spécifique, objective et pertinente à la question à portée de main.
Il aide à réfléchir les causes possibles de mauvaise performance, puis les restreindre vers le bas en utilisant des outils tels que l'analyse « cinq pourquoi » décrit ci-dessous.
Analyse « 5 Whys »
Image via Sathish Chandramouli
Bien que cette technique est appelée « 5 Whys, » cela ne signifie pas que vous devez demander « Pourquoi? » Cinq fois. L'idée est que vous répétez le processus aussi longtemps que nécessaire pour identifier la cause racine (s). Il peut prendre moins ou plus de cinq « pourquoi » avant d'arriver au problème sous-jacent (s).
À titre d'exemple, regardons une situation où vos clients sont mécontents parce qu'ils sont produits expédiés qui ne répondent pas à leurs attentes.
1er: Pourquoi les clients sont expédiés mauvais produits?
R: Parce que la fabrication a construit les produits à une spécification qui est différent de ce que le client et le vendeur convenues.
2ème: Pourquoi la fabrication de fabriquer les produits à une spécification différente de celle des ventes?
R: Parce que le vendeur sur le travail accélère atelier en appelant la tête de fabrication directement pour commencer à travailler. Une erreur est survenue lorsque les spécifications ont été communiquées ou par écrit.
3th: Pourquoi le vendeur appelle la tête de fabrication directement commencer à travailler au lieu de suivre la procédure établie par la société?
R: Parce que la forme exige l'approbation du directeur des ventes « commencer à travailler » avant que le travail puisse commencer et ralentit le processus de fabrication (ou il arrête quand le directeur est hors du bureau).
Dans ce cas seulement quatre Whys devaient savoir qu'une autorité de signature non valeur ajoutée provoquant une rupture du processus.
Critique « 5 Whys »
Bien que l'analyse par exemple ci-dessus conduit à une a réponse satisfaisante, cela pourrait ne pas être toujours le cas. La méthode fournit pas de règles strictes et rapides sur ce que les lignes de questions à explorer, ou combien de temps pour poursuivre la recherche des causes profondes supplémentaires.
Bien sûr, l'analyse « 5 Whys » est pas sans inconvénients. Cependant, il peut encore être utile pour identifier les problèmes sous-jacents. Et en étant conscient des limites de la méthode au préalable, il est possible d'utiliser efficacement tout en évitant de ses lacunes.
Une fois que nous sommes passés par le processus d'identification des lacunes et comprendre les raisons derrière eux, il est temps de commencer à travailler enfin à trouver une solution.
Étape 3: Pont l'écart
La troisième et dernière étape consiste à réfléchir à toutes les solutions possibles à l'écart et les raisons derrière elle. Ces solutions doivent être spécifiques et un impact direct sur les facteurs énumérés à l'étape précédente.
Ces coûts peuvent inclure le temps, l'argent et aussi des ressources humaines (comme dans le travailleur (s) qui va mettre en œuvre les changements satanés). Donc, vous devez garder à l'esprit que ces travailleurs vont prendre du temps loin de leurs tâches quotidiennes normales.
Si vous avez suivi ce processus correctement, vous vous retrouverez avec une belle liste de problèmes ou les lacunes qui existent dans vos processus d'affaires actuels. Vous aurez également à comprendre les raisons de ces problèmes, plus vous trouver toutes les solutions possibles et les coûts d'implémentations associés à remédier à la situation (s).
