Comment conduire des introductions dans les réunions d'affaires
Il y a plusieurs années, on m'a demandé de représenter mon entreprise à un comité national. Je devais voler de Portland, Oregon à Washington C.C. pour la réunion, trouver mon chemin autour de la ville portant un costume d'affaires réel et des talons, puis marcher dans cette salle et faire une bonne impression.
Je suis préparé pour le contenu de la réunion - Je savais que mes affaires - mais j'étais loin d'être confortable. Les quelque 30 autres membres du comité sont venus de Microsoft, le ministère de la Défense, et une foule de grandes organisations; Je travaillais pour un fournisseur de logiciels web 20 personne ne l'avait jamais entendu parler. La plupart des membres du comité étaient beaucoup plus âgés que moi, et il y avait très peu de femmes.
Bientôt, le marteau pilonné et le président a ouvert la réunion. Après un bref message d'accueil, il a dit:
« Allez dans la salle et dire au groupe un peu sur vous-même, à commencer par Don ici. »
Dites-leur de moi? Que dois-je dire dans cette salle, les gens de austères expérimentés prospectifs?
Je savais que si je voulais tout coup d'avoir un impact à la réunion, les autres personnes dans la salle ont dû me prendre au sérieux, et cette introduction était ma chance de faire ce bon premier oh-so-importante impression. Mais que pouvais-je dire que impressionnerait cette pièce? Je me sentais comme si j'étais à une interview terrible, et je commençais à transpirer.
Dans ce cas, je n'aurais pas dû suer les présentations (ou mon chemisier) tant. Don se leva et calmement dit son nom et l'organisation qu'il représente, puis se rassit. Simple. Comme il est allé dans la salle, chaque personne a suivi ce court motif, et je commence à se détendre.
Mon nom et où je travaille? C'est tout? Ce sont des questions auxquelles je peux répondre facilement! Pourquoi n'avait pas la chaise été plus claire de ce qu'il voulait que les gens à dire?
Un mauvais leadership crée de l'anxiété excessive
Introductions aux réunions sont destinées à aider les gens à l'aise de parler ensemble. Il est une réunion après tout, ce qui signifie qu'il ne fonctionne bien que si les personnes présentes parlent les uns aux autres. C'est difficile à faire quand vous ne connaissez pas le nom de quelqu'un ou que vous avez été mis sur la défensive par une question inappropriée.
Pour beaucoup de gens, les premières minutes d'une réunion sera toujours éprouvant pour les nerfs. Comment le leader rencontre gère ces premières minutes peuvent faire une énorme différence dans l'efficacité de la conversation qui suit.
Pour cette réunion du comité, j'ai passé les 15 premières minutes desserrant de l'overdose d'adrénaline et n'a eu aucune idée de ce qu'ils ont parlé. Dans un cadre en ligne, si vous perdez l'attention de quelqu'un comme ça pendant 15 minutes, ils ont manqué la moitié de la réunion!
Comment que le président du comité aurait dû commencer les présentations, alors?
Commençons par quelques notions de base.
Les règles cardinales de premier plan Introductions réunion d'affaires
Règle 1: Assurez-vous que tout le monde se présente.
Si quelqu'un est suffisamment important pour être invités, ils doivent être introduits. présentations d'affaires assurez-vous de connaître les gens à la réunion qui ils parlent à. Ils fournissent un contexte critique pour la discussion, ce qui donne à chacun un sens pour l'éventail des perspectives et de l'expérience dans la salle. Avec une réunion en ligne, ayant tout le monde se présenter révèle aussi des problèmes avec des différences audio ou la langue.
Cela vaut pour les retardataires et les autres personnes qui marchent dans la pièce, aussi. Bien que vous ne devriez pas interrompre quelqu'un d'introduire un nouveau participant, utilisez-vous la prochaine pause pour faire rapidement si. Si vous êtes sur un appel conférence et le chef de la direction des promenades dans la salle derrière vous, les gens de l'autre côté du téléphone méritent de savoir que le public vient de changer.
Règle 2: Fournir une orientation claire.
Dites aux gens exactement ce que vous voulez partager avec le groupe, et donner un exemple en vous présentant en premier. Ce fut la grande erreur lors de la réunion du comité, j'ai assisté; le leader a laissé au groupe de comprendre comment se présenter. Pour quelqu'un de nouveau au groupe et inexpérimenté comme moi, il pourrait aussi bien avoir fait mon chemin en criant « La danse, le singe, la danse! »
Je ne sais pas ce que vous devriez demander? Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions.
Après avoir expliqué ce que vous voulez entendre, couvrir l'ordre dans lequel les gens devraient parler. Pour les réunions en ligne, rendez-vous de haut en bas dans la liste des participants.
Règle 3: Conservez-le précieusement.
Si vous donnez des instructions claires et fournir un exemple en vous présentant d'abord, vous aurez un bon départ sur la réduction de l'anxiété de tout le monde.
Pour vous assurer de ne plus fermer par inadvertance quelqu'un vers le bas:
Cela ne signifie pas que vous devez garder les introductions laconique (Nom - grade, Spectateur) (? Quel temps là, Steve) ou ennuyeux. , L'artisanat plutôt une question d'introduction fondée sur la règle n ° 4.
Règle 4: Faire les présentations pertinentes à la réunion.
Contexte (non contenu) est la clé. Les meilleures présentations aideront chacun à comprendre comment chaque participant se rapporte spécifiquement à la situation.
Inclure au moins une question dans vos introductions qui lie directement à l'objectif de la réunion et révèle une partie de ce contexte.
Les questions d'affaires de base Introduction
Pour les réunions d'affaires et professionnelles, les présentations devraient toujours inclure:
nom et prénom de chaque personne
Ensuite, le contexte, le contexte, le contexte!
La société ou le service qu'ils représentent
C'est leur contexte d'affaires.
Emplacement actuel (pour les participants à distance)
C'est leur contexte personnel; importante pour des raisons de fuseau horaire de compréhension, les problèmes de connexion possibles, et le bruit de fond.
Pourquoi ils sont à la réunion
C'est leur contexte de rencontre.
Pour obtenir à ce dernier, vous pourriez demander:
Lorsque vous avez plus de temps: Présentation Activités
La plupart des introductions courent comme le voisin réprobateur d'un brise-glace. Ils sont dans la même zone, mais vivant certainement différents modes de vie.
Ces activités plongent leurs orteils dans les eaux de team-building, apportant un peu plus de jeu sensation à la réunion, tout en gardant toujours très professionnel.
Cadeaux et crochets
Nous en avons parlé auparavant. et l'amener là encore parce que c'est le meilleur exemple que nous savons d'un jeu non pelucheux, introduction clairement utile pour les équipes de travail.
Cadeaux et crochets, le chef explique que les membres de l'équipe apportent des cadeaux à la table (leurs compétences, connaissances, etc.), mais ils ont aussi besoin de crochets - les choses de la personne a besoin pour rester pleinement engagé. membres de l'équipe écrivent les deux leurs dons et leurs crochets, puis allez dans la salle pour les partager.
Allitération Soulage Anonymat
Pour augmenter l'énergie dans un groupe et aider à mélanger le jus de créativité, Denise Grissom Bradford suggère de demander aux gens de se présenter à l'aide d'une allitération (à savoir danse Denise de Duluth ou Jolly John se joint à gaillardement).
Avec le bon groupe, et surtout en début des réunions de remue-méninges ou d'autres créateurs, cette approche est amusant sans pousser trop loin le loufoque hors des limites. Et, puisque l'un de vos objectifs est d'aider les gens à apprendre les noms de chacun, allitération rend certainement mémorable membres.
Autres variations: Limericks! Haiku!
Questions du groupe
Au lieu de venir les questions vous, demandez au groupe ce qu'ils veulent savoir sur l'autre. Cela fonctionne mieux si vous allez sur l'objet de la réunion d'abord, et de fournir un exemple.
Si vous rencontrez en ligne, demander aux gens de taper leurs questions en discussion, ou les mettre sur les cartes si vous êtes face à face. Rappeler que les questions ne doivent pas être gênant ou difficile de répondre.
Ensuite, allez dans la salle et demander à chaque personne d'indiquer leur nom et répondre à une ou deux des questions posées par le groupe.
Dernier conseil: Vous n'avez pas besoin de commencer par l'introduction
Introductions viennent généralement vers le début de la réunion, mais ils ne doivent pas toujours venir en premier.
Pour la plupart des réunions, vous êtes mieux de commencer en confirmant la fin de la réunion et des objectifs. Bienvenue à tous, de préciser pourquoi vous rencontrer et ce que l'équipe est censée accomplir, puis passer par les présentations.
A partir de la fin de la réunion établit d'abord le contexte tout important pour les présentations qui suivent.
Introvertis, et newbies réunion-avoiders:
Écrit par
Elise Keith
Réunions lucides co-fondateur, basé à Portland, OR