Comment faire des factures professionnels dans un traitement de texte
Il est enfin lancé passe votre nouveau-vous avez entreprise ou un indépendant et finalement atterri votre premier client! Le résumé du projet est, les idées sonne bien, et les choses vont-swimmingly mais qu'en est-être payé? Que vous ayez accepté un prix fixe ou un taux horaire, vous aurez besoin de demander officiellement le paiement de votre travail une fois que votre projet est terminé, avec une facture. Et tandis que l'idée de créer des factures peut sembler intimidant pour les débutants, il est en fait assez simple et vous avez seulement besoin d'un ordinateur de bureau de base ou de traitement de texte basé sur le Web pour commencer.
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer quel besoins de la facture, et la façon de créer des factures personnalisées professionnels qui impressionneront les clients et obtenir vos paiements rapidement utilisant simplement Word ou tout autre traitement de texte que vous avez déjà.
Qu'est-ce qu'une facture, et pourquoi ai-je besoin?
Avec une facture, toutes ces informations sont facilement disponibles, ce qui rend plus facile et plus rapide des transactions. Ils sont l'une des petites nécessités de la vie des affaires.
Qu'est-ce que la facture ressemble?
Regardons une facture présentée-échantillon par un service de photographie à une entreprise de vêtements pour produits coups et comprendre toutes les informations qu'il comprend:
Une facture d'exemple.
1) Votre identité d'entreprise
Cela rend plus facile d'identifier votre facture et vous permet de vous présenter un comportement professionnel lors d'une demande de paiement.
3) Titre de la facture, le numéro de référence et la date de facturation
Le titre de la facture indique quel projet le client est facturé pour, et il est facile de différencier les autres factures reçues de votre entreprise. Le numéro de référence rend la facture facile à trouver plus tard dans les deux bases de données de du client et du fournisseur. La date d'émission de la facture est particulièrement important, car il aide à déterminer le moment où le paiement devrait être fait.
4) Nom de l'entreprise cliente et adresse
Cela permet de connaître le client qui succursale ou un bureau est adressé à la facture.
5) Délai de paiement
Cette date est basée sur l'accord entre le fournisseur et le client, et permet les comptables savent combien de temps le paiement doit être prévu. Les paiements sont généralement demandés lors de la réception de la facture, dans une semaine ou dans un mois, et ce domaine peut refléter.
7) éléments de ligne
C'est là que vous pouvez présenter une ventilation détaillée de ce que vous facturer votre client, et inclure des détails tels que la quantité de produits livrables, les frais de projet engagés, heures facturables ou même des paiements d'étape pour des projets avec des délais plus longs. Il est important que ces éléments sont descriptives et disposés de sorte qu'ils sont faciles à lire (en particulier le montant total), afin que vos clients ont du mal à traiter votre paiement minimum.
9) Merci de noter
Tout simplement parce que vous faites des affaires ne signifie pas que vous devez être clinique. Merci à vos clients pour leur entreprise, il ne prend une phrase dans votre pied de page de la facture!
Simple, non? Vous pouvez mettre en place cette facture à partir de zéro en seulement cinq minutes, ou accélérer les choses en utilisant un modèle.
Création d'une facture avec un traitement de texte
Au lieu de créer une facture complète à chaque fois, il est bien préférable de construire un modèle que vous pouvez réutiliser en changeant simplement le nom de votre client et remplir des postes. Commençons par la création d'un nouveau document, et ajouter les éléments nécessaires indiqués dans notre exemple de facture, en partant du haut:
société fournisseur logo et l'adresse
Titre de la facture, le numéro de référence et la date de la facture
- Tapez ces détails ci-dessous le logo du fournisseur et utiliser une grande taille de police pour ces champs.
société du client et date d'échéance
- Ajouter un à deux colonnes, une table seule rangée (Insertion> Table> 2x1)
- Dans la colonne de gauche, tapez le nom et l'adresse de l'entreprise de votre client.
- Dans la colonne de droite, tapez les modalités de paiement convenu entre vous et votre client.
- Lorsque vous avez terminé, retirez les bordures de tableau par un clic droit sur la table et en sélectionnant l'option No Border (Microsoft Word) ou en réduisant l'épaisseur de la bordure à 0pt (Google Docs).
- Tapez ces détails ci-dessous le nom de l'entreprise cliente et adresse, en utilisant une taille de police moyenne.
articles de ligne
- Ajouter une table à quatre colonnes avec plusieurs lignes (vous pouvez toujours supprimer les lignes vides supplémentaires plus tard) de l'option de menu Insertion> Tableau. Ajoutez des titres pour chaque colonne: article, quantité, coût unitaire et total.
- Si vous facturez à l'heure, vous pouvez modifier la quantité et les titres des coûts unitaires Heures et taux. Sinon, si vous avez aucune utilité pour ces deux colonnes, vous pouvez les supprimer en cliquant à droite et en choisissant Supprimer les cellules> Supprimer colonne entière (Microsoft Word) ou en choisissant Supprimer la colonne (Google Docs).
- Ajouter une nuance de couleur claire à des éléments de ligne de rechange pour les différencier visuellement, en sélectionnant une ligne et en cliquant sur le bouton Ombrage, avec une couleur de remplissage de lumière sélectionnée (Microsoft Word), ou par un clic droit sur la ligne sélectionnée, l'ouverture des propriétés de la table et le choix d'un couleur de fond de la cellule (Google Docs). Pour les dernières lignes qui indiquent que votre sous-total, réduction et les montants fiscaux, utiliser une nuance légèrement différente.
- Lorsque vous êtes prêt à utiliser ce modèle, remplir chaque ligne avec facturables articles et leurs coûts. Assurez-vous que le montant total à payer est une taille de police plus grande.
- Tapez ces détails ci-dessous les articles en ligne, en utilisant une taille de police moyenne.
Merci de noter
- Choisissez Insertion> Pied de page. tapez votre texte, puis centre l'aligner de sorte qu'il a l'air soigné et propre.
Assurez-vous d'utiliser la typographie cohérente et gratuits, les couleurs professionnelles dans votre facture, il ressemble à un document continu et non un arrangement aléatoire de différents éléments.
C'est tout! Enregistrer ce document comme modèle de facture, et en faire des copies pour créer des factures fraîches à chaque fois, en changeant les détails nécessaires (client de nom de la société, le titre de la facture, la date de la facture, le numéro de référence de la facture, et date d'échéance) pour vos nouveaux projets. Lorsque votre nouvelle facture est terminée, l'enregistrer comme en lecture seule PDF en choisissant Fichier> Enregistrer sous et en sélectionnant PDF dans le type de fichier (Microsoft Word) ou Fichier> Télécharger> PDF (Google Docs). Tout ce qui reste est de l'attacher à un e-mail courtois à votre client.
Si vous souhaitez vous faire gagner du temps, vous pouvez aller de l'avant et d'utiliser nos gratuits, modèles de facture facile à personnaliser pour Microsoft Word ou Google Docs. disponible dans la zone de fixation en haut à droite ci-dessus il suffit de changer les détails nécessaires et vous êtes bon pour vous!
Qu'en est-il des estimations?
Création d'une facture à l'aide facturables
Facturable il est facile de créer, envoyer et gérer les factures avec des configurations prêtes à être remplies.