Comment faire la paie The Ultimate Guide
Apprendre à faire la paie peut être une douleur. Vous devez vous assurer que votre entreprise est enregistrée avec tous les bons organismes, remplir de nombreux formulaires pour chaque employé, et achetez souvent la couverture d'indemnisation des travailleurs - (! À moins de 20 jours pour la plupart des Etats par la loi) tout sur un délai serré. Même propriétaire d'une entreprise chevronnée peut être submergé quand ils veulent apprendre comment faire la paie.
Dans ce guide, nous décomposons les étapes de la mise en place de paie manuellement si vous avez le temps de le faire. Cela peut être une douleur cependant, donc nous allons aussi expliquer comment réduire le temps d'installation et d'automatiser la paie avec Gusto. notre logiciel de paie recommandé pour les petites entreprises. Cliquez ici pour un essai gratuit de 30 jours.
D'accord, nous allons commencer à vous obtenir sur votre chemin à l'exécution de la paie!
Comment faire la paie: Ajout de votre premier employé
Il y a 3 phases à l'ajout d'un nouvel employé à la masse salariale:
- Avant l'employé commence
- Premier jour de l'employé
- Les 3 premières semaines d'emploi de l'employé
Regardons chacun d'entre eux en détail.
Phase 1: avant que l'employé commence
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez vous assurer que votre entreprise a les éléments suivants triés avant que l'employé commence:
- Postuler pour un numéro d'identification d'employeur (EIN) des IRS- Toutes les entreprises qui ont des employés ont besoin d'un EIN fédéral, qui sert de l'entreprise numéro d'identification fiscale. Ceci est quelque chose que vous pourriez avoir obtenu lorsque vous configurez votre entreprise avec votre état (ou votre avocat ou un comptable pourrait avoir). Si vous ne l'avez pas déjà, vous pouvez demander un gratuitement de l'IRS. En savoir plus ici .
- Inscrivez-vous pour les impôts des États - Unis mandat charges sociales, et vous devrez le payer au nom de votre employé.
- Déterminez votre taux fédéral (FUTA) et de l'État chômage impôt (SUTA) - nous avons deux grandes ressources à ce sujet pour plus d'informations - ici et ici.
- Acheter Comp Assurance des travailleurs (obligatoire dans la plupart des états) - Ceci est, en général, nécessaire de tous les employeurs dans tous les États pour protéger les employés de blessures subies au travail. Nous vous en dirons plus dans notre guide ici.
- Poster requis avis et des affiches autour du lieu de travail (si vous avez un espace physique)
S'il vous plaît noter que plusieurs de ces éléments dont vous avez besoin pour ajouter un employé à votre masse salariale varie en fonction de l'état se trouve votre entreprise. Une fois que vous êtes tous ensemble avec votre assurance et la documentation fiscale, vous pouvez commencer votre nouvel employé, nous amenant à phase 2.
Phase 2: Premier jour de l'employé
Votre employé est prêt à commencer à travailler, et vous êtes prêt à commencer à les payer! Le premier jour, vous les voulez:
- Recueillir un formulaire signé W-4 fédéral de la retenue d'impôt (disponible ici) - Cela n'a pas besoin d'être soumis à l'IRS, mais vous devez l'enregistrer dans un fichier papier ou par voie électronique dans un fichier personnel (comme Gusto fournit).
- Recueillir un formulaire W-4 État signé pour la retenue d'impôt (dans certains Etats seulement: vérifier ici) - le stocker dans un fichier papier ou par voie électronique dans un dossier personnel.
- Obtenir des informations de dépôt direct de l'employé d'un chèque annulé (le cas échéant)
Phase 3: Les 3 premières semaines d'emploi de l'employé
Une fois que votre employé commence, vous avez besoin de se déplacer rapidement sur les étapes finales pour eux.
Pour un aperçu plus détaillé de ces étapes, y compris des liens vers des formulaires et d'autres ressources, consultez notre liste de vérification des nouveaux employés.
Pourquoi devriez-vous envisager logiciel de paie
Si l'obtention de nouveaux employés mis en place sur la masse salariale semble compliqué, vous n'êtes pas seul. La réalité est en désordre - surtout quand on considère la façon dont chaque gouvernement de l'État a des exigences uniques au-dessus des lois fédérales déjà compliquées.
Voilà pourquoi nous vous recommandons d'utiliser des logiciels de paie tels que Gusto. En plus de rationaliser le processus d'embauche, vous obtenez un système qui peut exécuter automatiquement la paie tout au long de l'année, les primes de piste, vacances de piste / jours de maladie, et plus encore. Et il peut faire plus que la paie - Gusto gère également les avantages Onboarding et vous permet d'ajouter aux travailleurs une couverture de compensation, ce qui en fait une solution tout en un de logiciels RH et de la paie.
Nous avons essayé beaucoup de différents programmes de paie et trouvé Gusto être le meilleur pour les petites entreprises parce que:
- Est-ce plus facile à utiliser et moins cher que ses concurrents, comme Intuit et SurePayroll.
- Poignées beaucoup de processus d'installation automatique (remplir W-4, l'envoi des nouveaux employés Rapports)
- vous donne soutien fiscal tout au long de l'année. En d'autres termes, Gusto déposera vos impôts sur les salaires et l'Etat fédéral, question W-2 à vos employés, et de prendre soin de vos besoins de la taxe professionnelle.
- Fournit d'autres services de ressources humaines, comme les prestations à disposition et aux travailleurs une couverture de comp
Si vous voulez en savoir plus, lisez notre guide logiciel complet de paie ici. Avoir un logiciel de paie est essentiellement comme avoir un comptable pour exécuter la paie dans votre bureau - que beaucoup moins cher.
Alternatives à la paie Logiciel
Pour les entreprises les plus petites, les logiciels RH comme Gusto est la meilleure option pour faire la paie beaucoup plus rapide et plus facile (Gusto a également élargi au-delà de la paie pour fournir des prestations Onboarding et d'autres services de ressources humaines). Cependant, il existe d'autres options pour faire la paie. Consultez notre tableau ci-dessous pour voir par vous-même et de comparer les alternatives aux logiciels de paie.