Importation des fichiers Microsoft Word dans InDesign pour l'impression
Voici comment tirer le meilleur parti de travailler avec Word.
par S. Burke Pariah
Tant que le monde entier se le train en marche Buzzword, Adobe ou commence en train d'essayer de vendre InCopy, Microsoft Word continuera d'être le processeur standard de facto de texte. Et, pour des gens comme vous et moi, la majorité de la copie de nos mises en page continuera d'arriver sous la forme de documents Word. Pouah!
Obtenir le meilleur d'importation
Les importations les plus réussies à partir de Word maximiser la compatibilité et réduisent au minimum le nettoyage manuel. Cela nécessite Microsoft InDesign compréhension complète de Word Importation boîte de dialogue Options (Figure 1). Vous pouvez accéder aux options suivantes en sélectionnant Afficher les options d'importation dans la boîte de dialogue Place InDesign lors de l'importation d'un fichier Word ou RTF. En haut de la boîte de dialogue est le menu prédéfini, ce qui est probablement vide. L'idée est que vous allez créer vos propres paramètres prédéfinis pour accélérer les importations ultérieures du même type de documents Word, des sources identiques ou similaires.
Figure 1. La boîte de dialogue Options d'importation Microsoft Word dans InDesign CS4 (à gauche) et CS5 (à droite).
Dans la section Mise en forme, vous choisissez comment les styles et la mise en forme du document Word sont traités dans le document InDesign. Votre premier choix, qui fonctionne lorsque le fichier Word est un désordre total, est de prendre un nouveau départ, l'importation de texte sans mise en forme que d'aucune sorte, avec les supprimer des styles et mise en forme de bouton Texte et radio Tables option. Une fois choisi, vous pouvez choisir de conserver la mise en forme (gras, italique, etc.) avec l'option Conserver Dérogations locale. À ce stade, vous pouvez également contrôler la façon dont InDesign doit gérer les tables: gauche sous forme de tableaux ou convertis en unformatted texte tabulé, également non formaté.
Styles pour préserver l'élection et la mise en forme du texte et des tableaux active un grand nombre d'autres options. Le premier est la question de ce faire avec des sauts de page créés dans les mots-dump (No Breaks); les garder tels que, lorsque l'histoire a des pages dans Word il se brisera également dans InDesign (Préserver sauts de page); ou convertir les sauts de page à sauts de colonne (Convertir en sauts de colonne). La dernière option est le plus souvent utile lors de la prise d'un seul mot colonne document et qui coule dans un multiple colonne mise en page InDesign.
Sauf si vous avez une bonne raison de faire autrement, laisser importer des styles inutilisés désactivés, car elle apportera dans tous les styles présents dans Word qui ne sont pas utilisés dans le document importé.
Plus d'aide avec Word Docs
Pour en savoir plus sur ce sujet, voir notre précédente couverture du magazine InDesign:
Par défaut, le texte qui est à puce ou numérotée dans Word sera puce ou numérotée dans InDesign, en utilisant des balles propres dynamiques et les numéros d'InDesign. Vérification Convertir Puces et numéros de texte seront plutôt convertir des balles réelles à des puces de texte standard et les numéros en direct dans une liste à des numéros droite.
Enfin, vous devez choisir le paragraphe et les styles de caractères utilisés dans le document Word viennent dans InDesign. Si vous sélectionnez Importer automatiquement les styles, tous les styles de texte en cours d'utilisation se retrouvent dans InDesign en tant que styles de paragraphe ou de caractère. Si les styles du même nom existe déjà dans le document InDesign, vous avez ce qu'on appelle les conflits de style. Ces conflits doivent être résolus en quelque sorte. Vos choix, disponibles dans les deux menus déroulants, sont les suivants:
- Utiliser la définition de style InDesign, sans tenir compte de tous les attributs sont présents dans la définition de style Word.
- Redéfinir le style InDesign pour faire correspondre les attributs inclus dans le style Word, qui sera également modifier le texte existant dans le document InDesign avec le nom du style conflictuel.
- Renommer automatiquement, laissant le style InDesign non modifiée, mais aussi importer la définition de style Word comme une copie numérotée automatiquement.
Si vous préférez ne pas mettre le style résolution des conflits sur le pilote automatique, vous pouvez prendre le contrôle granulaire sur l'entrée de style en choisissant l'option Personnaliser l'importation des styles et puis en cliquant sur Style de mappage.
Dans la boîte de dialogue Correspondance de style (Figure 2), les styles de mots entrants sont dans la colonne de gauche. Dans la colonne de droite sont les styles InDesign auxquels vous pouvez mapper chaque mot style. Par exemple, vous pouvez mapper par défaut de Word style Normal paragraphe à [Paragraphe de base Style] InDesign. En utilisant cette méthode, vous pouvez mapper ou styles de paire comme nommé ensemble (par exemple Titre 1 à la rubrique 1) ou la carte plusieurs styles Word au même style InDesign (par exemple le paragraphe 1, paragraphe 2, et le paragraphe 3 tout Copie du corps). Une attention particulière aux entrants styles en particulier, la création et aux habitudes application des écrivains et éditeurs vous travaillez avec la cartographie régulièrement et pointilleux de ces styles Word pour corriger les styles InDesign peuvent littéralement vous sauver des jours de temps de nettoyage une fois que l'histoire est sur la page.
Maintenant que vous avez fini vos styles et la cartographie de choisir toutes les autres options d'importation. Ne cliquez pas sur OK encore! Tout d'abord, cliquez sur le bouton Enregistrer. Enregistrer tous ces paramètres en tant que préréglage afin que vous serez en mesure de brise grâce à une réimportation du même fichier Word si cela devient nécessaire, ainsi que par des documents Word futurs reçus du même auteur ou de l'éditeur.
Nettoyage d'un fichier Word placé
Deux traits d'union au lieu d'un tableau de bord em. Les espaces immédiatement avant un retour chariot. espaces doubles après les périodes. Double chariot revient à créer un espace entre les paragraphes. Onglets au lieu de retraits de paragraphe. texte aligné en utilisant colonnaire plusieurs onglets, ou pire, des dizaines d'espaces. Ce sont les choses qui volent les artistes de production temps, qui volent les concepteurs de l'âme. Et ils sont beaucoup trop fréquents dans les documents Word importés.
Consolez: Chaque problème peut être traité, un document à l'échelle, sans réparation, ligne par ligne.
En utilisant Edition> Rechercher / Remplacer, vous pouvez facilement rechercher une histoire donnée, le document entier, ou tous les documents ouverts pour ces communes de Word problèmes et les corriger en un seul clic de souris. L'astuce est de savoir quoi dire InDesign trouver. Dans le, d'abord définir la portée de votre recherche souhaitée dans le menu déroulant Rechercher Rechercher / Remplacer boîte de dialogue, sous l'onglet Texte (Figure 3); vos choix sont à la recherche de l'histoire actuelle, toutes les histoires du document en cours, ou toutes les histoires dans tous les documents ouverts. Notez que l'option de l'histoire ne sera pas disponible à moins que vous sélectionnez un bloc de texte ou le curseur de type est quelque part dans une histoire. Ne vous inquiétez pas la mise en forme des champs et d'autres options; vous en aurez pas besoin pour ce nettoyage.
Pour remplacer plusieurs onglets avec un seul onglet, entrez ^ t ^ t (deux onglets) dans le champ Rechercher et ^ t (une tabulation) dans le champ Remplacer. Cliquez sur le bouton Modifier tout, et dans InDesign vous dire combien de cas il a remplacé. Cliquez sur Modifier Tout nouveau, en remplacement de deux onglets avec un onglet, jusqu'à ce que vous obtenez un résultat de zéro changements. Vous pouvez également augmenter le nombre d'onglets pour rechercher en entrant les codes plus ^ t dans le champ Rechercher. Pour supprimer tous les caractères de tabulation entièrement, la recherche d'un seul ^ t et laisser le champ Remplacer vide.
Vous pouvez enregistrer tous Tableau 1 Trouver Que / Change Pour que les requêtes paires afin que vous puissiez facilement les rappeler et les exécuter à nouveau à l'avenir. Pour ce faire, cliquez sur le
Tableau 1. Nettoyer mot texte automatiquement.
Enregistrer icône dans la partie supérieure droite de la boîte de dialogue après l'exécution de chaque requête une fois. Vous serez invité à nommer la requête, après quoi il sera accessible dans le menu prédéfini de requête en haut pour chaque nettoyage ultérieur travail.
Plusieurs requêtes utiles sont déjà inclus dans cette liste. Il y a des requêtes pour changer deux tirets à un espace em ( « Dash Dash Em tableau de bord »), guillemets droits à des citations de typographes, et deux pour convertir plusieurs retours ou des espaces pour l'un de chacun. Certaines de ces requêtes prédéfinies utilisent l'onglet GREP et la syntaxe de recherche d'inspiration UNIX plutôt que l'onglet Texte et sa recherche de mots-like et remplacer les codes caret.
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