Comment faire un rapport des dépenses feuille
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Rapports des frais par rapport aux bons de commande
Les notes de frais diffèrent souvent des demandes d'achat de remboursement de commande en ce sens qu'elles impliquent des dépenses qui ne peuvent pas être payés à l'avance, comprennent un certain type de Voyage ou sont impliqués dans la formation personnelle. Par exemple, si un employé assiste à un atelier local, elle pourrait présenter un rapport de dépenses pour son parking, le déjeuner et tout le matériel qu'elle a acheté à l'événement. Elle soumettrait une demande de commande d'achat pour les frais d'inscription à l'avance.
Passez en revue vos politiques de dépenses
Avant de commencer à créer une feuille de rapport de dépenses, passez en revue vos politiques de dépenses. Si vous ne disposez pas d'une politique écrite, envisagez de créer un. Cela vous aidera à guider les employés dans leurs dépenses et de réduire les plaintes des employés au sujet de se retrouver avec des frais non remboursables. Vos politiques pourraient inclure la présentation d'une demande de frais avant le départ qui doit être approuvé par un superviseur. Vous pouvez limiter les dépenses quotidiennes sur les denrées alimentaires, les règles fixées pour les pourboires, exigent que les employés fournissent des recettes plutôt que les relevés de carte de crédit et soumettre les reçus pour les achats qui dépassent un certain montant.
Créer des codes
Selon le nombre d'employés utiliseront vos rapports, vous pouvez attribuer des codes à certains champs pour le rendre facile pour votre aide-comptable pour suivre les données. Par exemple, l'attribution d'un code à chaque département vous permet de voir rapidement combien un de vos gestionnaires dépense pour Voyage ou les repas. Vous pouvez utiliser les codes de lettre - tels que A, B et C - pour les ministères et les numéros - tels que 01, 02 et 03 - pour les dépenses. Vous aide-comptable serait alors en mesure d'utiliser A02 pour trouver les dépenses pour une dépense spécifique pour un service spécifique.
considérations
Certains employés ont mis sur leur facture faux frais de chambre d'hôtel, puis soumettre une déclaration de carte de crédit qui ne montre que la facture totale avec aucun détail. Exiger que les employés soumettent les factures des chambres d'hôtel pour le remboursement. Évitez de laisser les employés de billets d'avion livre basé sur le nombre de points de fidélisation ils obtiennent plutôt que sur le coût le plus bas en ayant votre avis personne comptable et approuver les vols. Si vous payez pour Voyage fréquemment, pensez à réserver les voyages d'employés et de garder miles de grands voyageurs ou des points pour votre entreprise. Vous pourriez vous retrouver avec deux ou plusieurs voyages gratuits par an que vous pouvez utiliser pour Voyage d'affaires.