Tenue de livres 101 Ce que vous devez savoir pour gérer votre entreprise
Avouons-le, la plupart des entrepreneurs et propriétaires d'entreprises ne savent pas la première chose au sujet de la comptabilité à double entrée, et ils ne veulent pas savoir.
Mais d'abord, en savoir plus sur cette grande affaire.
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Étape 1: Comprendre la comptabilité à double entrée
Ne sautez pas cette étape!
Tout d'abord, quel est le but de la comptabilité à double entrée?
Le point est de vous donner une image globale de l'endroit où va votre argent, et pour vous aider à éviter de faire des erreurs. Chaque transaction est enregistrée dans au moins deux endroits. Il est logique, parce que chaque transaction commerciale est un échange d'une chose pour une autre. Le système à double entrée montre exactement comment cet échange a eu lieu, et quels étaient les résultats.
Regardons un exemple.
Dites que vous avez un café et dépenser 500 $ sur une caisse des meilleurs grains de café. Si vous ne regardez que votre solde de trésorerie, il semblerait que si vous avez perdu 500 $, parce que votre compte a diminué de ce montant. En réalité, bien sûr, que le café a une valeur à ajouter vous êtes vos fournitures (inventaire), et l'utiliser pour brasser des boissons pour vendre aux clients. Ainsi, dans le système à double entrée, vous feriez deux entrées:
compte en espèces: - 500 $
Cela enregistre à la fois la perte de l'argent et le gain en inventaire, vous donnant une image plus précise de ce qui se passe dans votre entreprise.
Étape 3: équilibrer les livres
Vous avez probablement entendu parler des entreprises d'équilibrage (ou dans certains cas, à défaut d'équilibre) les livres. Dans cette étape, nous allons regarder exactement ce que signifie la phrase, et comment vous pouvez équilibrer vos propres livres de manière efficace.
Jusqu'ici tout va bien. Mais qu'en est-ce que 250 $ qui reste plus? Eh bien, c'est profit pour votre entreprise, il est ajouté au compte « des bénéfices non répartis ». Voici à quoi il ressemble:
compte de trésorerie: + 750 $
Bénéfices non répartis: + 250 $
Ceci est un exemple simplifié, bien sûr. Nous ne cherchons pas au prix du lait et du sucre pour la fabrication de ces cafés au lait, ou les coûts de main-d'œuvre, ou l'une des autres choses qui, en réalité, mangeraient dans ce profit de 250 $.
Ce que cela signifie est que l'équation suivante doit toujours être vrai:
Actif = Passif + capitaux propres
Lorsque nous avons ajouté 750 $ au compte en espèces et retiré 500 $ du compte d'inventaire, nous avons créé un déséquilibre entre actifs a augmenté de 250 $, mais il n'y avait pas d'entrée correspondante de l'autre côté de l'équation. En ajoutant 250 $ des bénéfices non répartis (partie de la catégorie « actions »), l'équilibre a été restauré. Nos actifs ont augmenté de 250 $, et nos fonds propres ont augmenté de 250 $, de sorte que l'équation fonctionne toujours.
La chose la plus importante est que le solde des livres à la fin de chaque période comptable (disons mensuelle ou trimestrielle). C'est quand vous mettez le tout dans les états financiers.
Étape 4: Préparer les états financiers
Dans une série de didacticiels précédents. nous avons examiné les états financiers clés d'une entreprise: prépare le bilan, compte de résultat et l'état des flux de trésorerie.
Étape 5: Obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin
La technologie aide, bien sûr. Les systèmes comptables tels que QuickBooks. FreshBooks. NetSuite et Xero sont beaucoup plus faciles à utiliser que le système ancien d'enregistrer toutes les transactions dans les grands livres physiques.
Mais encore, un temps viendra probablement quand vous avez besoin d'embaucher un professionnel. Même lorsque vous utilisez un logiciel, il est facile de faire des erreurs. Et le temps qu'il faut pour entrer toutes ces informations pourrait probablement être mieux dépensé ailleurs.
Bien que vous entendrez souvent les termes « comptable » et « aide-comptable » utilisés de façon interchangeable, ils ont en fait des fonctions différentes. Une aide-comptable gère les tâches au jour le jour des transactions d'enregistrement et de vérifier que tout est représenté correctement. Un comptable se concentre davantage sur la grande image, la production des états financiers de haut niveau et de vous aider avec des choses comme les taxes de dépôt et obtention d'un financement.
Vous pouvez commencer par l'emploi d'un aide-comptable et comptable à temps partiel ou sur une indépendante, toutes les heures, et le progrès à partir de là. Lorsque votre entreprise grandit d'avoir plus de 30 employés, soit plus de 1 million $ en revenus, il est probablement temps d'envisager l'embauche de personnel à temps plein.
Prochaines étapes
La comptabilité est un domaine complexe, et il y a beaucoup plus à apprendre. Mais ce tutoriel vous a donné les outils de base dont vous avez besoin pour être en mesure de tenir des registres précis, et vous assurer que votre entreprise est dans un bon état de santé.
Vous avez appris à enregistrer des transactions simples à l'aide de comptabilité à double entrée, et comment mettre en place un système comptable qui fait sens pour votre entreprise. Vous avez vu le lien entre les entrées de comptabilité au jour le jour et les états financiers globaux comme le bilan et le compte de résultat. Et vous avez appris ce type d'aide dont vous avez besoin, et quand.
Donc, commencer à obtenir vos livres afin, en utilisant votre logiciel de comptabilité préféré (ou les grands livres à l'ancienne si vous préférez). Assurez-vous de conserver tous vos reçus et les registres de commande dans un système de classement bien ordonné, de sorte que vous pouvez revenir en arrière et vérifier tout ce que vous devez. Et continuer à faire en sorte que ces équilibre livres sur une base régulière.