Business Letter Format, Comment écrire une lettre d'affaires, Xerox
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Choisissez un modèle de tête professionnelle pour votre petite entreprise
Votre lettre d'affaires est une représentation de votre entreprise, de sorte que vous voulez regarder distinctif et communiquer immédiatement « de haute qualité. » Pour une alternative pratique et économique à utiliser en-tête préimprimé traditionnel, essayez d'utiliser nos modèles de design en-tête et enveloppe contemporaine. Il suffit de créer une lettre dans un modèle de tête de couleur préconçue puis imprimer rapidement et magnifiquement l'ensemble de votre pièce sur votre imprimante couleur Phaser®.
Utilisez un format standard lettre commerciale et modèle
Ce format de lettre d'affaires illustre les parties spécifiques d'une lettre d'affaires:
Lettre d'affaires Modèle Champs:
Adresse de l'expéditeur: Il est une bonne idée d'inclure l'e-mail de l'expéditeur et l'URL, le cas échéant. Ne pas inclure cette information si elle est déjà intégrée dans la conception en-tête. Cela permettra aux clients de trouver votre petite entreprise plus rapidement.
Adresse à l'intérieur: Utiliser le nom complet. Monsieur Madame. est facultative
Salutation: Assurez-vous d'utiliser deux points à la fin du nom, pas une virgule comme dans des lettres personnelles
Texte Continu: Expliquez pourquoi vous êtes en train d'écrire. Établir une relation de connexion / mutuelle à l'avant. Décrire la solution, fournissant la preuve de la manière des exemples et des avis d'experts. informations relatives au groupe en paragraphes
Fermeture « Appel à l'action »: État ce que le lecteur doit faire et ce que vous allez faire pour le suivi
Signature Bloc: Signez votre lettre à l'encre bleue ou noire
Boîtiers: Utiliser si vous avez une enceinte
Carbon Copy: utiliser si vous envoyez une copie à personne supplémentaire (s)
Utilisez un ton professionnel.
Enregistrer occasionnel, la langue bavarde pour le courrier électronique - votre lettre commerciale imprimée devrait être facile mais plus professionnel. Comme Scott Ober suggère dans son livre Communication Contemporary Business, « L'écrivain d'affaires devrait essayer d'obtenir une tonalité d'ensemble est confiant, courtois et sincère, qui utilise l'accent et de façon appropriée la subordination, qui contient un langage non discriminatoire, qui met l'accent sur « l'attitude que vous »; et ce qui est écrit à un niveau de difficulté approprié « . Cela dit, assurez-vous de sonner comme vous - vous ne voulez pas que votre lettre à lire comme si une machine a écrit.
Indiquez votre point de début de votre lettre. Pour éviter tout problème de communication, utilisez simple, un langage concis. Passer le jargon de l'industrie et au lieu de choisir des mots animés, actifs pour retenir l'attention de votre lecteur.
Utiliser la couleur pour faire ressortir les mots dans le texte
Il est facile de mettre quelques mots en couleur pour attirer l'attention sur eux. Il suffit de sélectionner le type et cliquez sur la flèche située à droite du bouton Couleur de police, choisissez la couleur que vous voulez, puis cliquez sur le bouton. Ou encore, essayez souligner quelques mots dans le texte. Sélectionnez le type que vous voulez mettre l'accent, puis cliquez sur le bouton Mettre en surbrillance. Remarque: lorsque vous sélectionnez les parties d'un document que vous avez l'intention d'imprimer, utilisez une couleur claire comme le jaune, vert clair ou bleu clair. Si vous souhaitez supprimer la mise en surbrillance, sélectionnez le texte et cliquez à nouveau sur le bouton Sélectionner.
AutoText application de la couleur automatise (ou tout autre type de style), qui prendrait normalement de nombreux clics ou des commandes. Dites que vous créez un rapport qui compare les performances de votre organisation contre celle de votre concurrent. Word peut colorer automatiquement le nom de votre entreprise à chaque fois qu'il apparaît, ce qui rend les entrées faciles à localiser.
Établir une relation positive avec votre lecteur tout de suite. Si vous avez une connexion au lecteur - que vous avez rencontré avant ou un collègue mutuel, par exemple - le mentionner dans votre paragraphe d'introduction. Si vous pensez que votre lecteur sera d'accord avec le point de votre lettre ou non, il est important de trouver un terrain d'entente et de construire votre cas à partir de là.
Comprendre votre lecteur assez bien de prévoir comment il va réagir lors de la lecture de votre lettre. Répondre à ses besoins ou souhaits, ou un problème spécifique, puis décrire votre solution. Fournir la preuve de la manière d'exemples et / ou des avis d'experts pour sauvegarder votre point. Assurez-vous de maintenir un ton amical.
Concluez votre lettre avec un « appel à l'action. » Indiquez clairement ce que votre lecteur doit faire ou croire pour obtenir la solution désirée et dire ensuite ce que vous, l'auteur, l'intention de faire à côté de suivi.
Relisez votre lettre!
Tous vos craft attention et l'impression ne peuvent pas couvrir les fautes d'orthographe ou de ponctuation, ce qui laisse une impression négative durable.
Maintenant que vous avez appris les secrets d'écrire une lettre d'affaires efficace, vous êtes prêt à commencer à composer. Bonne chance!
Pour plus de conseils pour votre petite entreprise, consultez nos petits conseils d'affaires.