Comment utiliser les fonctionnalités d'Excel et de récupération automatique AutoBackup
Il est toujours une terrible tragédie quand quelqu'un perd quelque chose d'important qu'ils travaillaient sur parce qu'ils n'ont pas sauvé son document correctement. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez aux utilisateurs Excel et Word!
Heureusement, Microsoft a ajouté beaucoup de fonctionnalités dans les deux dernières versions qui aident à réduire les risques de perte de données due à des accidents, des pannes de courant, les suppressions accidentelles, etc. Une caractéristique est appelée récupération automatique et la seconde, caractéristique moins communément connu, est appelé AutoBackup.
Dans cet article, je vais parler de la façon de configurer les deux options afin que vos données est aussi sûr que possible. Je voudrais aussi mentionner que les dernières versions de Microsoft Office vous permettent de sauvegarder des documents directement à onedrive, ce qui est une bonne option à considérer, car vous serez toujours en mesure d'accéder à votre travail, même en cas de défaillance de votre disque dur.
Excel AutoRecover
La fonction récupération automatique est activée par défaut et enregistre essentiellement automatiquement votre document dans un emplacement temporaire après un intervalle de temps défini. Pour afficher les paramètres de récupération automatique, cliquez sur Fichier, puis Options.
Cliquez sur Enregistrer dans le menu de gauche et vous verrez l'option de récupération automatique sous Enregistrer Workbooks.
Par défaut, les informations de récupération automatique est enregistrée toutes les 10 minutes. En plus de l'intervalle, Excel doit être inactif pendant 30 secondes avant que les données seront enregistrées. En outre, les informations sont enregistrées dans enregistré automatiquement l'emplacement du fichier de récupération automatique énumérés ici. Alors, comment ça marche? En gros, disons que vous avez une feuille de calcul comme celui ci-dessous et vous l'avez enregistré.
Maintenant, disons que j'ajoute les données suivantes à la feuille de calcul Excel et attendre environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Depuis l'intervalle AutoRecover est réglé pendant 10 minutes, vous devez attendre au moins aussi longtemps que les données enregistrées.
Dans mon cas, je simulé un accident Excel en ouvrant le gestionnaire de tâches et de tuer le processus Excel. Après cela, je l'ai rouverte Excel et immédiatement vu une option appelée Afficher les fichiers récupérés.
Si vous cliquez sur ce, il affichera une liste des fichiers Excel qui peuvent être récupérés. Dans mon cas, il y avait le fichier original, qui avait des données en seulement A1 et A2, et il y avait aussi le fichier autorecovered, qui comprenait les données que je ne l'avais pas enregistré sur le disque.
En cliquant sur l'un des éléments dans la liste ouvrira une autre instance d'Excel montrant les données dans ce fichier particulier. Dans l'ensemble, c'est une fonctionnalité très utile pour les moments où vous n'enregistrez votre travail, mais se termine de façon inattendue Excel.
L'inconvénient majeur de cette fonctionnalité est que les données de récupération automatique sont stockées sur le même disque dur que votre fichier, si quelque chose se passe, tout sur votre disque dur sera parti. Vous pouvez modifier l'emplacement dans les paramètres ci-dessus sur un disque dur séparé ou même à un emplacement réseau, que je recommande fortement.
Notez que l'information est également supprimée AutoRecover automatiquement par Excel dans les circonstances suivantes:
- Vous enregistrez le fichier manuellement ou en utilisant Fichier - Enregistrer sous.
- Vous fermez le fichier ou quittez Excel (si vous enregistrez le fichier ou non)
- Vous éteignez complètement AutoRecover ou tout simplement pour le classeur
Donc, en gros, chaque fois que vous enregistrez le fichier, il se débarrasse des données de récupération automatique. En outre, si vous quittez manuellement Excel et choisir de ne pas enregistrer les données, il supprime les données de récupération automatique. Il suffit de garder à l'esprit que lorsque vous utilisez cette fonction. Si vous êtes un utilisateur Excel lourd, je suggère régler l'intervalle AutoRecover à quelque chose comme 2 ou 3 minutes au lieu de 10.
Sauvegarde automatique
Une autre caractéristique que peu de gens savent vraiment à ce sujet est AutoBackup. Pour l'utiliser, vous devez d'abord aller enregistrer votre fichier pour accéder à la boîte de dialogue Enregistrer. Si vous disposez déjà d'un document Excel enregistré, allez dans Fichier puis Enregistrer sous et choisissez un emplacement. Lorsque vous faites cela, il va faire apparaître la boîte de dialogue Enregistrer sous.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Outils qui se trouve à gauche du bouton Enregistrer. Vous verrez quelques options, dont une est Options générales. Lorsque vous cliquez sur ce, une petite fenêtre apparaît avec des options supplémentaires.
En gros, le fichier de sauvegarde est toujours une version de retard de la version actuelle. Donc, si vous avez fait un tas de changements, enregistré votre fichier et ensuite voulu revenir à la version qui n'a pas eu ces changements, vous pouvez simplement ouvrir le fichier de sauvegarde.
Le fichier est enregistré dans le même emplacement que le fichier d'origine et il ne semble pas être un moyen de changer cela. Cette fonction n'ajoute pas beaucoup de sécurité à votre document, mais il est bon dans certaines circonstances.