Graphiques flux - Compétences de résolution de problèmes à partir de
Identifier et communiquer votre processus optimal
Combien de fois avez-vous pensé à rationaliser un processus dans votre organisation, mais pas sûr où commencer? Ou peut-être que vous avez eu du mal à comprendre un processus quand il vous est décrit en détail.
Dans cet article et la vidéo, nous regardons comment créer et utiliser des diagrammes de flux, et d'explorer comment ils peuvent vous aider à résoudre les problèmes dans vos processus.
En utilisant des organigrammes peut effectivement vous aider à rationaliser votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux?
Des diagrammes sont des diagrammes faciles à comprendre qui montrent comment les étapes d'un processus emboîtent. ingénieur américain Frank Gilbreth est largement considéré comme la première personne à documenter un flux de processus, ayant introduit le concept d'un « graphique du processus » à l'American Society of Mechanical Engineers en 1921.
Les organigrammes ont tendance à se composent de quatre symboles principaux, liés avec des flèches qui montrent le sens d'écoulement:
1. cercles allongés, qui signifient le début ou la fin d'un processus.
2. Rectangles, qui montrent des instructions ou des actions.
4. parallélogrammes, qui montrent l'entrée et la sortie. Cela peut inclure des matériaux, des services ou des personnes.
Quand utiliser un diagramme de flux
Toutes sortes d'organisations utilisent des diagrammes pour:
Pourquoi utiliser des diagrammes de flux?
Mais vous pouvez également bénéficier du processus de création d'un organigramme lui-même, comme vous le construisez étape par étape. Vous serez en mesure de se concentrer sur le détail de chaque étape individuelle, sans se sentir submergé par le reste du processus, puis « zoom arrière » pour voir l'image plus large.
Si votre processus ou d'un projet implique plusieurs personnes ou équipes, vous trouverez peut-être plus utile d'utiliser une voie de natation Diagramme plutôt qu'un organigramme - ce qui vous permet d'afficher les flux processus entre les personnes et les équipes.
Comment créer un diagramme de flux
Suivez ces quatre étapes:
Étape 1: Identifier les tâches
Mettez-vous dans la peau de la personne qui utilise le processus, peut-être pour la première fois. Parlez membres de l'équipe qui travaillent avec le processus directement, et d'obtenir leur avis sur les améliorations qui pourraient être apportées. Mieux encore, une approche pratique et passer par la procédure vous-même, et de réfléchir sur les modalités pratiques de chaque étape. Utiliser la cartographie de l'expérience client si votre organigramme se concentre sur le service à la clientèle, de sorte que vous pouvez acquérir une meilleure compréhension du processus.
Étape 2: Organiser et Tâches documents
Ensuite, commencez votre organigramme en dessinant la forme de cercle allongé et étiquetant « Démarrer ».
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Étape 3: Double-vérifier le processus
Ensuite, montrer votre organigramme à d'autres personnes, en particulier ceux qui travaillent directement avec le processus. Demandez-leur de vérifier que cela fonctionne et de vous dire s'il y a des problèmes ou des omissions.
Étape 4: défi le logigramme
Enfin, vous voudrez peut-être d'améliorer le processus plutôt que de simplement l'enregistrer. Donc, voir si l'une des étapes que vous avez décrites ne sont pas nécessaires ou trop compliqué. Identifier les principaux goulets d'étranglement. et de les traiter pour améliorer les performances.
Comme vous contestez votre organigramme, vous pourriez également défier vos membres de l'équipe ont fait leurs preuves les méthodes de travail. Alors, prenez le temps de gagner le soutien pour vos idées et ne vous attendez pas à changer les habitudes des gens du jour au lendemain.
Logigramme Software
Vous aurez probablement commencer à dessiner des diagrammes à la main, mais il est souvent plus pratique d'utiliser une application de schématisation enregistrer, modifier et partager vos graphiques.
Les diagrammes de flux peuvent rapidement devenir long et compliqué, de sorte que vous ne pouvez pas les représenter sur une seule feuille de papier. C'est là que vous pouvez utiliser des « connecteurs » (représentés par des cercles numérotés) pour relier le flux lors du passage d'une page à une autre. L'utilisateur peut suivre les chiffres correspondants pour suivre le flux du processus.
L'image ci-dessous montre une partie d'un organigramme pour la façon dont les réceptionnistes dans une compagnie d'exemple devrait acheminer les appels téléphoniques entrants au bon département:
Points clés
Des diagrammes sont des diagrammes simples qui tracent un processus, de sorte que vous pouvez facilement communiquer à d'autres personnes. Vous pouvez également les utiliser pour définir et analyser un processus, construire une image étape par étape, puis normaliser ou améliorer.
Ensuite, organiser ces étapes dans le format de diagramme, en utilisant les symboles appropriés.
Enfin, vérifier et contester votre organigramme pour vous assurer qu'il représente avec précision le processus, et qu'il montre la façon la plus efficace de faire le travail.